Księgowanie faktur za pomocą AI

1. Automatyczne przechwytywanie i ekstrakcja danych:

• OCR (Optical Character Recognition) z SI: Zaawansowane systemy OCR oparte na SI potrafią inteligentnie skanować i rozpoznawać tekst z faktur w różnych formatach (PDF, skany, zdjęcia). W przeciwieństwie do tradycyjnego OCR, SI uczy się różnych układów faktur i potrafi z dużą dokładnością wyodrębniać kluczowe informacje, takie jak:
  • Dane sprzedawcy i nabywcy
  • Numer i data faktury
  • Pozycje faktury (nazwa towaru/usługi, ilość, cena jednostkowa, stawka VAT)
  • Kwoty netto, VAT i brutto
  • Warunki płatności
  • Numery zamówień
• Inteligentne przetwarzanie dokumentów (IDP - Intelligent Document Processing): IDP łączy OCR z innymi technikami SI, takimi jak przetwarzanie języka naturalnego (NLP) i uczenie maszynowe, aby jeszcze lepiej rozumieć kontekst faktur i wyodrębniać dane nawet z niestandardowych lub złożonych dokumentów.

2. Automatyczne dopasowywanie i weryfikacja:

• Dopasowywanie z zamówieniami i przyjęciami (Two-way i Three-way matching): SI może automatycznie porównywać dane z faktur z powiązanymi zamówieniami zakupu (PO) i dokumentami potwierdzającymi odbiór towarów/usług (np. PZ). System flaguje wszelkie rozbieżności w cenach, ilościach lub warunkach, co pomaga w zapobieganiu nieprawidłowym płatnościom.
• Weryfikacja danych: SI może weryfikować poprawność wyodrębnionych danych, sprawdzając np. numery NIP, kody towarów, stawki VAT i sumy, zgodnie z obowiązującymi przepisami i wewnętrznymi regułami firmy. Może również wykrywać duplikaty faktur.

3. Automatyczne księgowanie i przypisywanie kont:

• Inteligentne kodowanie kont (GL coding): Systemy SI, ucząc się na podstawie historycznych danych księgowych, mogą automatycznie przypisywać odpowiednie konta księgowe do pozycji faktury. Algorytmy uczenia maszynowego analizują opisy towarów/usług, dane dostawców i inne informacje, aby sugerować lub automatycznie przypisywać właściwe konta, zmniejszając potrzebę ręcznej interwencji i minimalizując ryzyko błędów.
• Automatyzacja przepływu pracy (Workflow automation): SI może sterować przepływem faktur w systemie, automatycznie kierując je do odpowiednich osób do akceptacji na podstawie ustalonych reguł (np. progi kwotowe, działy). System może również wysyłać przypomnienia o zaległych fakturach lub akcjach.

4. Wykrywanie oszustw i anomalii:

• Analiza wzorców: SI może analizować historyczne dane faktur i płatności w celu identyfikowania nietypowych wzorców lub anomalii, które mogą wskazywać na potencjalne oszustwa (np. podejrzani dostawcy, nietypowe kwoty, nagłe zmiany w danych).
• Wykrywanie duplikatów i fałszywych faktur: Zaawansowane algorytmy SI mogą porównywać faktury pod kątem różnych parametrów, aby wykrywać duplikaty lub faktury, które wydają się podejrzane.

5. Prognozowanie i analiza:

• Analiza danych dostawców: SI może analizować dane z faktur, aby dostarczyć informacji o wzorcach zakupowych, warunkach płatności dostawców i potencjalnych obszarach do negocjacji lub optymalizacji kosztów.
• Prognozowanie przepływów pieniężnych: Analizując terminy płatności faktur, SI może pomóc w prognozowaniu przyszłych przepływów pieniężnych.

Korzyści z wykorzystania SI do księgowania faktur:

• Zwiększona efektywność: Automatyzacja manualnych zadań oszczędza czas i zasoby ludzkie.
• Redukcja błędów: SI minimalizuje ryzyko ludzkich pomyłek w wprowadzaniu i księgowaniu danych.
• Obniżenie kosztów: Automatyzacja procesów prowadzi do oszczędności operacyjnych.
• Szybsze cykle płatności: Sprawniejsze przetwarzanie faktur przyspiesza płatności.
• Lepsza kontrola i zgodność: Automatyczna weryfikacja i śledzenie zapewniają większą zgodność z przepisami i politykami wewnętrznymi.
• Poprawa relacji z dostawcami: Terminowe płatności i sprawna komunikacja budują lepsze relacje.
• Większa przejrzystość: Lepszy wgląd w dane dotyczące faktur i płatności.
• Skalowalność: Systemy SI mogą łatwo obsłużyć rosnącą liczbę faktur.

Wyzwania przy wdrażaniu SI do księgowania faktur:

• Jakość danych: SI polega na danych, więc niska jakość danych wejściowych może prowadzić do błędnych wyników.
• Integracja z istniejącymi systemami: Konieczność integracji systemów SI z istniejącym oprogramowaniem księgowym i ERP może być złożona.
• Koszty wdrożenia: Początkowe koszty wdrożenia i konfiguracji systemów SI mogą być wysokie.
• Oporność na zmiany: Pracownicy mogą być niechętni do zmiany dotychczasowych procesów.
• Złożoność niestandardowych faktur: Obsługa bardzo niestandardowych lub złożonych formatów faktur może stanowić wyzwanie dla niektórych systemów SI.
• Bezpieczeństwo danych: Konieczność zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzanych danych finansowych.
• Potrzeba specjalistycznej wiedzy: Wdrożenie i zarządzanie systemami SI może wymagać specjalistycznej wiedzy.

Podsumowując, SI oferuje ogromny potencjał do transformacji procesu księgowania faktur, czyniąc go szybszym, dokładniejszym i bardziej efektywnym. Wybór odpowiednich narzędzi i strategii wdrożenia jest kluczowy do osiągnięcia tych korzyści.